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Una “Hoja de Cálculo” es un documento que se utiliza para crear un archivo de contactos con sus teléfonos y correos electrónicos, organizar y analizar un presupuesto familiar, controlar inventarios y ventas, y muchas otras aplicaciones. Te recomiendo que utilices el Icono de Lectura que se describe en la sección de Instrucciones de PACT Movil pues ofrece más claridad en estos casos.

Tablas
Supongamos que queremos llevar control de los refrescos que se venden durante un mes en la tienda. En la siguiente tabla, el Inventario (Inv.) es lo que debemos tener en la tienda para vender, las Existencias (Exist.) son lo que realmente tenemos a fin de mes, y Por Pedir son las cantidades a comprar.

La primera tabla muestra las cantidades en orden alfabético para que sea fácil encontrar cada producto en la lista y la segunda tabla muestra los refrescos más vendidos.

Lo interesante es que una vez que tienes los datos de la primera tabla, lo único que necesitas es hacer dos clics para ver como se comportan las ventas sin necesidad de escribir nada. Imagínate que tu lista tuviera 100 ó más productos!

Reporte ordenado por Producto  Julio 1
Producto Inv. Exist. Por Pedir
Coca Cola 350 148 202
Jarritos Limón 235 133 102
Jarritos Piña 200 167 33
Pepsi 340 152 188
Sangría 175 56 119
Sidral 200 102 98
Topo Chico 215 98 117
Reporte ordenado por cantidad por pedir  Julio 1
Producto Inv. Exist. Por Pedir
Coca Cola 350 148 202
Pepsi 340 152 188
Sangría 175 56 119
Topo Chico 215 98 117
Jarritos Limón 235 133 102
Sidral 200 102 98
Jarritos Piña 200 167 33

Estas hojas de cálculo se hacen en tu celular,  computadora o tableta utilizando cualquiera de los sistemas disponibles:
Google: Sheets Spreadsheets
Microsoft: Excel
Apple: Números

Para este curso utilizamos “Excel”, pero no te debes preocupar porque lo mismo sería si utilizamos los productos de Google o de Apple.

Celdas
Cuando abres Excel aparece una nueva hoja con el título “Workbook 1” que significa Hoja de Trabajo a la que le podemos cambiar el título. Vamos a ver como podemos crear tablas como las que ya vimos. Fíjate bien como la hoja está formada por columnas identificadas por letras mayúsculas y las hileras identificadas con números.

La base de Excel es la celda o casilla que se identifica con una letra que corresponde a la columna, y un número que corresponde al renglón o fila. Por ejemplo, en la imagen siguiente, la celda azul se identifica con A1, la palabra Ventas se encuentra en la casilla A10 y la cantidad $125.00 está en la celda B8.


Las casillas pueden tener diferente acho y alto, según las necesidades. Estas medidas se dan en “puntos” que es la medida de la tipografía, o sea, de las letras y números. No te preocupes, tu utiliza el tamaño de letra que necesites o que te guste, nada más asegúrate que se pueda leer bien.

Para cambiar el ancho de la columna C coloca el cursor en la parte superior de color gris entre las columnas C y D. El cursor cambiará de forma con dos flechas. Apretando el ratón mueva el cursor a la derecha para hacer más ancha la columna. Para hacerla más estrecha mueva el cursor a la izquierda.

En la siguiente figura hemos ampliado la columna C dejando las columnas A, B y D del ancho original. De la misma manera, ampliamos el ancho de la fila colocando el cursor entre las filas 4 y 5 y, sin soltar el ratón, movemos el cursor hacia abajo. Solamente cambia el ancho de la fila 4. Cuando se cambia el ancho de una columna o de una hilera se afecta toda esa columna o hilera.

Operaciones Aritméticas
Con Excel podemos:
sumar            +
restar             –
multiplicar      *
dividir             /

Cada operación se ejecuta con su correspondiente tecla en el teclado de la computadora, tableta o smartphone.

Ejemplo
Este es un ejemplo sencillo de operaciones aritméticas.

Fila 1: los títulos centrados en cada celda
Fila 2: las cantidades que se vamos a afectar
Fila 3: las cantidades que afectan a las anteriores
Fila 4: los resultados
Fila 5: las operaciones como las interpreta Excel

Celda    Operación     Resultado

A5         = A2 + A3          980

B5         = B2 – B3           530

C5         = C2 + C3          530

D5         = D2 * D3          550

E5         = E2 / E3             22

La resta se puede realizar de dos maneras dependiendo de cómo escribamos la cantidad que restamos. En la columna la fórmula hace resta y en la columna C se suman dos cantidades una de las cuales es negativa pues lleva el signo de -225.o

Una de las ventajas de Excel es que, una vez que tenemos los datos en una hoja de cálculo, no tenemos que volver a escribir las fórmulas pues Excel lo hace automáticamente. Por ejemplo, si cambiamos la cantidad de la celda A2 de 755 a 555, Excel calcula automáticamente el nuevo resultado de 780. Si ahora cambiamos A3 a 0 (cero,) el total nos queda en 755.

Esta característica de Excel es de gran importancia cuando analizamos un presupuesto o un plan financiero pues nos permite ver distintas opciones y resultados al ir cambiando las cantidades. Excel opera realizando las operaciones entre las celdas de tal manera que las operaciones serán siempre las mismas y solamente variarán las cantidades que coloquemos en cada celda.

Las operaciones entre celdas también se pueden realizar en hileras.
En la celda A1 anota la cantidad 10
En la celda B1 anota la cantidad 25
En la celda C1 anota la cantidad 55
En la celda D1 haz la suma =A1+B1+C1
Presiona Enter y obtendrás la cantidad de 90

Suma con el comando Σ
Para facilitar los cálculos se puede usar el signo de SUM que aparece en la barra del menú con el símbolo Σ.
Con los datos del ejercicio anterior hagamos la suma que se muestra en la figura.

  1. Coloqca el cursor en la casilla D1 la cual aparecerá resaltada.
  2. Selecciona el signo Σ del menú. Excel entiende que se requiere la suma de las cantidades en la fila y las selecciona como muestra la figura.
  3. Excel hace la siguiente operación = SUM (A1:C1)
  4. Presiona la techa Enter o Return y se obtiene el resultado.

Con el comando Σ solamente se pueden sumar cantidades en una misma columna o en una misma hilera. Cuando usemos este comando debemos asegurarnos que en la suma que realiza Excel estén únicamente las celdas que queremos sumar. Para esto debemos colocar el cursor en la celda del resultado y hacer clic una sola vez.

Debemos tener cuidado cuando tenemos una hilera o columna en donde haya subtotales para no contarlos dos veces. En el siguiente ejemplo el comando  Σ  se debe colocar en la celda C8 para obtener el subtotal de $115. Si no tenemos cuidado y colocamos el comando en la celta C10 el resultado será $200 en vez de $100.

Formatos Numéricos y Cantidades Negativas
Vamos a considerar el siguiente ejemplo en el que tenemos que calcular el costo de una reparación de un sofá. La fórmula para el Subtotal es =SUM (C3:C7) y la fórmula para el Total es =C8+C9 en donde el descuento se ha colocado como cantidad negativa. En Excel las cantidades negativas pueden llevar el signo de “menos” o también aparencer entre paréntesis como en este caso.

Podemos cambiar el costo de cada artículo sin tener que modificar las fórmulas. Supongamos que queremos utilizar una tela más fina cuyo valor es de $45. Inmediatamente veremos que el total aumentó a $123. Pero ahora necesitaríamos utilizar clavos más finos cuyo costo es de $14 en lugar de $3. Entonces el total aumenta a $134.

Para visualizar mejor nuestro presupuesto podemos hacer cambios a la hoja de cálculo.

  1. Ancho de las columnas
    Podemos cambiar el ancho colocando el cursor en la hilera superior que contiene las letras, colocándolo exactamente en la línea que divide a las columnas A y B. El cursor cambiará a una raya vertical con dos flechas. Sin soltar el cursor podemos mover el ancho de la columna para hacerlo más pequeño (hacia la izquierda) o más grande (hacia la derecha).
  2. Ancho de las hileras
    Coloquemos el cursor en la línea que divide a los números 10 y 11 y movámoslo hacia arriba (menos ancho) o hacia abajo (más ancho).
  3. Formato de las Cantidades
    Para incluir el signo de dólares llevemos el cursor a la celda superior de la columna C para seleccionar a todas las cantidades de esa columna. En el menú de Format escoger Cells, luego Numbery finalmente Currency.
    Podemos escoger el número de decimales que deseamos a la derecha de la cantidad.
  4. Cantidades negativas
    Son las cantidades que se restan en una operación. Podemos seleccionar que aparezcan con el signo de menos ‘-‘, entre paréntesis, o en color rojo. En el menú desplegable podemos escoger varias opciones para indicar como queremos que aparezcan las cantidades negativas .


Formato para Presupuestos
El formato que te presentamos te ayudará a elaborar tu presupuesto familiar para que puedas llevar mejor control de tus finanzas personales.

  1. Anota la cantidad mensual estimada para cada concepto.
  2. Obtén los totales para Ingresos (todo el dinero que te entra) y Egresos (todo lo que tienes que pagar).
  3. Obtén tu Saldo = Ingresos – Egresos.

El presupuesto irá cambiando mes a mes, lo que te permitirá hacer comparaciones e identificar gastos que puedes reducir así como ingresos extra que podrás realizar para cubrir tus egresos.

Podrás hacer presupuestos para tus proyectos personales o de tus negocios, lo mismo que para un viaje de vacaciones. Acostúmbrate a llevar cuenta de todos tus ingresos y gastos.

El Saldo
En el ejemplo anterior se muestra un presupuesto con saldo positivo de $640. Esto quiere decir que tienes un sobrante. Sin embargo, hay veces que el saldo es negativo y sucede cuando tus ingresos son menos que tus egresos, o sea que gastas más de lo que recibes. Supongamos que en el ejemplo, los ingresos totales fueron de solamente $900 y que los gastos se mantuvieron en $1,110. Entonces:

Saldo = $900 – $1,110 = – $210

Esto puede suceder por dos razones:
• Ingresos menores, por ejemplo, si te pagaron menos por un trabajo que hiciste.
• Gastos inesperados como una emergencia médica.

Es siempre buena idea incluir un renglón para Gastos Inesperados y así poder evitar un saldo negativo.

Ahora ya puedes preparar el primer presupuesto para tu familia. A lo mejor uno para el viaje de las vacaciones, la fiesta de año nuevo o lo que se te ocurra.

Barra del Menú
Ya aprendiste lo básico de Excel. Ahora puedes mejorar la presentación utilizando la Barra del Menú.  Concéntrate en los elemento que aparecen en la figura y que están en la pestaña HOME como puedes ver a la izquierda abajo de los círculos de colores. Luego podrás ver otras partes de la barra del menú.

Explora cada una de las opciones que le ofrece el tipo de letra “Font” y la alineación “Alignment” y en la manera de presentar los números “Number”. Descubre las distintas posibilidades que Excel tiene para mejorar la apariencia de tus hojas de cálculo. Haz tus propios ejercicios creando celdas y cámbiales el color, et tipo de letra y su tamaño, alineadas a la izquierda, centro o derecha, cambia los colores de la del fondo de  la celda y de de la letra.

Si tienes preguntas o comentarios,
envíame un email a profe.mobius@pactmovil.org