INTRODUCCION
Todos los días realizamos operaciones financieras: ganamos dinero, lo invertimos en nuestros negocios o lo pedimos prestado, vendemos y compramos cosas, rentamos equipo de trabajo, pagamos deudas e impuestos y nos preocupamos por el futuro financiero de nuestras familias.
Sin embargo, la mayoría de la gente no sabe cómo llevar un control de estas operaciones para conocer cuánto vale lo que tiene, cuánto realmente está ganando, o en qué lo está gastando y, muy importante, para entregar cuentas del dinero que maneja, ya sea propio o ajeno.
EL BALANCE
Para llevar un buen control de la contabilidad necesitamos que nuestras cuentas estén balanceadas. El Balance nos permite ver cuál es nuestra situación financiera en cualquier momento mediante esta relación contable:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
En la parte de la izquierda contabilizamos todo lo que tenemos como dinero en efectivo, cuentas por cobrar e inventario. En la parte de la derecha contabilizamos las cantidades de dinero que debemos a la que le sumamos las cantidades que tenemos invertidas.
Si tenemos una tortería, el activo es el dinero en la caja registradora, el pasivo la renta del local y el capital el dinero que metimos al negocio.
ACTIVO
Toma en cuenta todo lo que tenemos: dinero, cuentas por cobrar, equipo, instalaciones, pagos anticipados de publicidad, terrenos, productos en proceso, etc.
PASIVO
Todo lo que tenemos en el negocio pero que no es nuestro, sino de alguien más. Por ejemplo: dinero prestado, cuentas por pagar como renta y electricidad.
CAPITAL
Es el patrimonio del negocio que incluye el dinero inicial para abrir el negocio que es la inversión de los socios y las utilidades de la empresa, que son nuestras y las podemos repartir entre los socios o reinvertirlas en el negocio para hacerlo crecer.
EJEMPLO
Operación 1.- María, un ama de casa, recibe de su esposo Pedro $50 para su gasto. Esta operación se registra de la siguiente manera:
Activo
Abrimos la cuenta Efectivo que es el dinero en billetes que está en el monedero.
Efectivo $50
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Activo Total $50
Pasivo
Como María no debe nada:
Deudas por Pagar $0
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Pasivo Total $0
Capital
Para contabilizar el dinero que Pedro entregó a María, abrimos la cuenta Inversión porque Pedro lo invirtió y espera un resultado de esta operación: compra de víveres, ropa, pago de cuentas, etc.
Inversión $50
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Capital Total $50
Las cuentas están balanceadas:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
50 = 0 + 50
Operación 2.- María compra $5 de azúcar y la guarda en su alacena. Esta sencilla operación solamente afecta al Activo, pero la debemos registrar correctamente.
Activo
El Efectivo disminuye en $5 porque María sacó el dinero de su monedero $50 – $5 = $45
Para contabilizar el azúcar abrimos la cuenta que llamamos Inventario que en este caso es un bien comestible que María guarda en la alacena y que vale $5. Tanto Efectivo como Inventario son parte del Activo en diferentes cuentas para que sepamos en don está ese dinero.
Efectivo $45
Inventario $5
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Activo Total $50
Pasivo
Como María no debe nada a nadie:
Deudas por pagar $0
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Pasivo Total $0
Capital
No ha cambiado pues el Pedro no le ha dado más dinero ni tampoco le ha reclamado que le devuelva lo que invirtió.
Inversión $50
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Capital Total $50
Las cuentas están balanceadas:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
50 = 0 + 50
Operación 3.- María le pide prestado $24 a su comadre para comprar una sartén.
Activo
Para contabilizar la sartén creamos la cuenta de Equipo con los mismos $24 que costó. Es parte del Activo porque la sartén es de María, aunque lo deba.
Efectivo $45
Inventario $ 5
Equipo $24
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Activo Total $74
Pasivo
María ahora debe el costo de la sartén a su comadre, por lo tanto abrimos la cuenta:
Cuentas por Pagar $24
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Pasivo Total $24
Capital
No ha habido cambios.
Inversiones $50
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Capital Total $50
Las cuentas están balanceadas:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
74 = 24 + 50
Operación 4.- Ahora Pedro le da a su esposa un adelanto de $10 para que pague parte de la deuda con la comadre. María decide pagarle a su comadre $15.
Activo
Hay un aumento en el Efectivo por los $10 que recibe María aumentando el total el su monedero en $10, pero al mismo tiempo María tiene que sacar ese mismo dinero para pagarle a su comadre. Por lo tanto el Efectivo es $45 + $10 – $15 = $40
Efectivo $40
Inventario $ 5
Equipo $24
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Activo Total $69
Pasivo
Se disminuye la deuda con la comadre en Cuentas por Pagar = $24 – $15 = $9
Cuentas por Pagar $ 9
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Pasivo Total $ 9
Capital
Hay un aumento en el Capital de $10 que invirtió Pedro = $50 + $10 = $60
Inversiones $60
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Capital Total $60
Las cuentas están balanceadas:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
69 = 9 + 60
Esta sencilla manera de contabilizar lo que hacemos con el dinero es lo que nos permite tener en orden nuestras finanzas. Debes tener muy claro cómo la utilización de tus recursos económicos le van dando forma a un reporte que te permite ver en qué los has utilizado y cómo se van formando tu capital.
Como puedes ver, creamos cinco cuentas para reflejar las operaciones de un ejemplo muy sencillo. En la realidad, los contadores utilizan muchas cuentas que identifican con números para poder llevar el control en una computadora.